2025.02.28.

„Aki egyszerre mindenhol akar lenni, végül sehol sem lesz igazán.” – mondta Seneca az Ókorban, és ahogy annyi mindennel az életünkben, ezzel kapcsolatban sem történt nagy változás az évszázadok során. Ami változott, az az elképzelésünk arról, mennyi dolgot tudunk párhuzamosan ugyanolyan minőségben elvégezni.

„A prioritás szó az 1400-as években került be az angol nyelvbe. Ez egyes szám volt. Azt jelentette, hogy a legelső vagy megelőző dolog. A következő ötszáz évben egyes számban maradt. Csak az 1900-as években kezdtük el többes számban használni a kifejezést, és kezdtünk prioritásokról beszélni. Logikátlanul úgy gondoltuk, hogy a szó megváltoztatásával elhajlíthatjuk a valóságot. Valahogyan most már több „első” dolog is lehet.…Ez azt a benyomást keltette, hogy sok dolognak van prioritása, de valójában azt jelentette, hogy semmi sem az.” –GregMcKeown, Essentializmus

A multitasking-ként emlegetett jelenség gyakran valóban elkerülhetetlennek tűnik: vezetőként vagy szakemberként a napunk tele van párhuzamosan futó feladatokkal, rákényszerítve minket arra, hogy váltogassunk a stratégiai döntések, a csapatmenedzsment és az adminisztráció között. Én magam is eljutottam arra a pontra, amikor az akkori vezetőm kérdésére, miszerint egy feladat miért nem készült el, azt tudtam csak válaszolni, hogy „Azért, mert már minden feladat prioritás, és ennyi prioritás nem fért bele a megadott időkeretbe.”

A multitasking mítosza

Míg 10-15 évvel ezelőtt napi szintű téma volt a multitasking, és cikkek, tanulmányok sokasága vizsgálta a pozitív és negatív hatásait, mára egyértelművé vált, hogy az agyunk képtelen arra, amit multitasking alatt korábban értettünk és elvártunk magunktól, másoktól. 

A legfrissebb cikk tanúsága szerint amikor multitaskingról beszélünk, nem arról van szó, hogy az agyunk párhuzamosan végez feladatokat, mint egy számítógép. 

Kutatások bizonyítják, hogy az emberi agy még két kognitív feladat párhuzamos elvégzésére sem képes. Valójában, amikor azt hisszük, hogy (szép magyarosan szólva) „multitaskingolunk”, tulajdonképpen nem történik más az agyunkban, mint gyors váltás a feladatokra való fókuszálásban.  Amikor viszont az agy nagyon gyors ütemben átteszi a fókuszt egyik feladatról a másikra, majd vissza, azt eredményezi, hogy a végeredmény minősége romlik mindkét, „ugrálva” elvégzett feladat esetében.

Egy másik cikk arra hívja fel a figyelmünket, hogy amikor több feladattal próbálunk zsonglőrködni, nagyobb valószínűséggel tapasztalunk figyelemkiesést és fokozott feledékenységet, ráadásul ez hatással tud lenni a hosszú távú memóriánk előhívására. Ha a figyelmünk megoszlik, agyunk nehezebben kódolja megfelelően az új információkat, így kevésbé valószínű, hogy később emlékezni fogunk rájuk. Mindezek mellett a feladatok közötti folyamatos váltogatás kimerítheti az agyunk kognitív erőforrásait, így mentálisan kimerültnek és stresszesnek érezzük magunkat.

A multitasking ára: energiaszint és teljesítmény

További érdekes adalék, hogy az egyének energiaszintje és a feladatok közötti gyors váltásra való képességük között szoros összefüggés van.  

A ProfilesXT teszt (lásd előző cikkünk) egyik kulcskompetenciája az energiaszint mérése, amely megmutatja, hogy az adott egyén mennyire komfortos abban, ha rendszeresen párhuzamos feladatvégzésre kényszerül, és ebből adódóan hosszabb időn át szükséges fenntartania egyidejűleg a fókuszt és a teljesítményt. 

A magas energiaszintű emberek könnyebben váltanak egyik feladatról a másikra, míg másoknak a gyakori kontextusváltás jelentős mentális terhet okoz. Vezetőként érdemes ismernünk ezt a tényezőt mind magunk, mind a csapatunk oldaláról, és fontos tisztában lennünk azzal is, hogy nem mindenki alkalmas a folyamatos fókuszváltásra, illetve nem is minden munkakör igényli ezt szükségszerűen. 

Ha minőségi teljesítményt szeretnénk, érdemes tehát megvizsgálnunk, milyen feladatokban, időszakokban vagy munkafolyamatokban elengedhetetlen az, hogy belekényszerítsük saját és kollégáink agyát a gyors fókuszváltásokba, és építsünk be pihenőket az agyunknak, amikor periodikusan egy feladatra koncentrálhat. Merjünk betenni pl. a naptárba mondjuk napi 2 órát, amikor a csapatunkban mindenki egy dologra koncentrál, mert az ilyen kis, de tudatos szünetek beiktatásával csökkenthetjük a kiégés kockázatát és a mentális egészségünk megőrzését, és az elvégzett feladatok minősége is javulni fog.

Multitasking vs. fókuszált, prioritás-alapú munkavégzés 

A Multitasking Name Game egy egyszerű, játékos feladat, amely Henrik Kniberg nevéhez fűződik. A mindössze pár percet igénylő gyakorlat plasztikusan érezteti a kéféle munkavégzés közötti hatékonyságbeli különbséget: Képzeld el, hogy 5 fontos ügyfél áll a pultodnál, ők jelképezik az előtted álló 5 sürgős feladatot, amit el kell végezned. A  feladatunk nem más, mint leírni az 5 vevő nevét először multitasking megközelítéssel, utána pedig feladat-fókusszal. Nem meglepő módon a fókuszált, prioritás-alapú munkavégzés kerül ki győztesen, és különösen igaz ez akkor, ha a feladat mély koncentrációt igényel és kiváló minőségben szeretnéd elvégezni.

Multitasking kizárva? 

Mindez nem azt jelenti, hogy sose végezzünk párhuzamosan többféle feladatot, mindössze arra érdemes figyelni, hogy milyen feladatokat végzünk így. Elküldeni egy e-mailt egy videó-meeting alatt bocsánatos bűn lehet, ha az e-mail nem kiemelkedő fontos témában íródik, és esetleg a meeting adott része nem releváns számunkra. 

A modern munkakörnyezetben ugyanakkor igenis van helye mindkét munkavégzésnek:
✔ Gyors váltás a feladatok között: kiváló lehet rutinfeladatok esetén vagy amikor gyors reakciókra van szükség
✔ Fókuszált, prioritás-alapú munkavégzés: elengedhetetlen a stratégiai gondolkodáshoz és a kreatív problémamegoldáshoz, fontos döntések meghozatalához

Ha szeretnél többet megtudni arról, milyen módszerek és folyamatok tudnak a segítségedre lenni a prioritások megtalálásában és a fókuszált munkavégzésben, keresd „A holnap vezetője” mentorprogramunk részleteit vagy vedd fel velünk a kapcsolat (info@uzlet-pszichologia.hu)! Mi szívesen segítünk, hogy a legtöbbet hozd ki magadból.

Rozgonyi Anita

Kompetenciafejlesztő tréner

További cikkek olvashatók itt.